eventos web上で商談予約機能を利用することが可能となります。
設定する
管理画面ログイン後、イベントホーム>ダッシュボードから商談予約の設定を行なってください。
設定を行わないと参加者に商談予約の画面が表示されませんのでご注意ください。
デフォルトで無効に設定されておりますので有効に設定してください。
有効にすると商談予約の商談時間・インターバルなどのスケジュールの設定が表示されます。
商談時間 |
担当者と参加者が商談する時間帯を設定できます。 |
インターバル |
1つの商談が終了後、次の商談までの時間の設定ができます。 |
参加者から1枠でも申込があった場合、設定した時間やインターバルを変更ができなくなりますのでご注ください。
商談時間・インターバルの設定が可能なのはブース管理者のみとなります。
商談時間・インターバルの設定ができましたらこの設定でスケジュールを作成する>「はい」を押して設定を完了してください。
受付締め切りの設定
商談予約の受付締め切り時間の設定ができます。
商談日から締め切りを設定 |
商談日の何日前の何時に受付を締め切るかを選択できます。 |
各商談から締め切りを設定 |
各商談の何時間前で受付を締め切るかを選択できます。 |
受付の締め切りを設定しない場合は締め切りを設定しないを選択してください。
受付締め切りの設定が完了したらこの設定を保存するを押してください。
受付締め切りの設定が可能なのはブース管理者(マスター権限)のみとなります。
※受付締め切りを設定しない場合、直前のお申込みも可能になります。
承認時設定
自動承認時に送信するメールテンプレートを作成できます。自動承認時のメールのテンプレートを作成するをクリックしてください。
CC |
送付するメールのCCに追加するメールアドレスの設定が可能です。 |
BCC |
送信するメールのBCCに追加するメールアドレスの設定が可能です。 |
件名 |
主催者の設定項目となりますので出展者は変更できません。 |
利用できるタグ |
自動承認時に使える変数が表示されます。 |
本文 |
リッチテキストになりますので、フォントの変更、文字サイズ、文字色の変更です。 |
文面内にオンラインMTGの情報を挿入する |
オンラインMTGが有効の時のみ表示されます。(主催者の設定が必要となります) ご利用の場合は文面内にオンラインMTGの情報を挿入するをクリックしてください。 上記のボタンをクリックすると本文内に以下の文言が追加されます |
カレンダー連携用ファイルを送付 |
送信メールに予約された日時をカレンダーに自動登録するためのファイルを添付します。 |
入力が完了したら必ず保存を押してください。
スケジュールを設定する
以下の画面でスケジュールの設定が可能です。
1日設定をクリックすると一日分をまとめての商談予約設定が可能です。
ステータス |
受付中/受付なしの選択が可能です。 |
自動承認 | 終日商談予約の申込みが全て自動で承認されるようになります。 |
枠数 |
申込可能枠数の選択ができます。 |
設定が完了したら保存を押してください。
自動承認にチェックを入れない場合、手動での承認が必要になりますのでご注意ください。
商談予約を受け付ける担当者は複数人設定が可能です。
設定方法についてはこちらをご参照ください。
承認する
参加者から申込があった場合、一覧画面では以下のように表示されます。
参加者からお申込みがあった場合、受付枠が緑色になります。対象枠の未承認をクリック後、承認するを選択してください。
申込者に送信するメールが設定できます。
件名の設定は主催者が行いますので出展者は変更できません。
メール送信時にオンラインMTGの情報を挿入しなかった場合、後からの設定はできませんのでご注意ください。
メールを送信しない場合は送信せず承認、入力内容に誤りがなければ送信して承認を押してください。
非承認にする
参加者からお申込があった場合、一覧画面では以下のように表示されます。
参加者からお申込みがあった場合、受付枠が緑色になります。対象枠の未承認をクリック後、承認しないを選択してください。
申込者に送信するメールが設定できます。
件名の設定は主催者が行いますので出展者は変更できません。
メールを送信しない場合は送信せず非承認、入力内容に誤りがなければ送信して非承認を押してください。
キャンセルする
承認した商談予約を都合によりキャンセルしたい場合、一覧画面よりキャンセルしたい枠をクリックしてください。
該当枠の承認をクリック後、承認をキャンセルしますを選択してください。
申込者に送信するメールが設定できます。
件名の設定は主催者が行いますので出展者は変更できません。
メールを送信しない場合は送信せずキャンセル、入力内容に誤りがなければ送信してキャンセルを押してください。
オンラインMTGに参加する
主催者がオンラインMTGの設定を有効にしている場合のみ利用可能な機能です。
一覧画面よりオンラインMTGを行う枠をクリックして開きます。
※未承認の場合は事前に承認を行ってください。
オンラインMTGの欄にURLが表示されているのでクリックしてください。
※表示されない場合はオンラインMTGの設定が出来ていませんので、商談キャンセル(出展者)後に再度お申し込み(参加者)、オンラインMTGのURLを発行して承認メールを送信(出展者)を行っていただく必要があります。
URLを開くと別タブでオンラインMTGのページへ切り替わります。
オンラインMTGの詳しい操作方法については、オンラインMTGマニュアルをご参照ください。
データを取得する
商談予約のCSVをダウンロードする場合は以下の方法から取得してください。
①集計と管理>データ集計を選択します。
②集計開始〜集計終了期間に実際に商談を行う日付が入っていることを確認します。
③商談予約からCSVを生成します。
サンプルデータはこちら